Ecocycle Planning

Wir dünken uns selbstständig und hängen von allem in der Natur ab; in eine Kette wandelbarer Dinge verflochten, müssen auch wir den Gesetzen ihres Kreislaufs folgen, die keine andren sind als Entstehen, Sein und Verschwinden.

Johann Gottfried von Herder, Dichter

Was wird ermöglicht?

Leistungsmindernde Engpässe können beseitigt oder abgeschwächt werden. Dazu sichtet eine Gruppe ihr Portfolio an Aktivitäten und identifiziert diejenigen, denen entweder zu wenig Ressourcen zugeteilt werden oder an denen festgehalten wird und die so den Fortschritt verhindern. Mit Hilfe des Ecocyle können Maßnahmen gemeinsam und gleichzeitig mit allen an den Aktivitäten Beteiligten gesichtet, priorisiert und geplant werden, anstatt, wie sonst üblich, nur mit einer kleinen Gruppe hinter verschlossenen Türen. Zusätzlich ermöglicht der Ecocycle jedem den Wald UND die Bäume zu sehen – es wird klar wie die eigenen Aktivitäten sich in das Gesamtbild aller Aktivitäten einfügen. Ecocycle Planning lädt Führungskräfte und Entscheider dazu ein, sich auf die Phasen der kreativen Zerstörung und Erneuerung zusätzlich zu den klassischen Themen wie Wachstum oder Effizienz zu fokussieren. Der Ecocycle ermöglicht es Agilität, Resilienz und anhaltende Performance voranzutreiben, indem alle vier Entwicklungsphasen im Planungsprozess berücksichtigt werden.

Die Fünf Bausteine – Kurzanleitung

1.  Die Einladung gestalten

• Lade die Gruppe ein, sich laufende Aktivitäten in Hinsicht auf folgende vier Entwicklungsphasen anzusehen, zu organisieren und zu priorisieren: Geburt, Reife, kreative Zerstörung und Erneuerung.
• Lade die Gruppe ein, Maßnahmen für jede Phase zu formulieren: Maßnahmen, die das Wachstum während der Geburtsphase beschleunigen, Maßnahmen, die die Lebensdauer während der Reifephase verlängern oder die Effizienz steigern, Maßnahmen, die während der Phase der kreativen Zerstörung altes, totes Holz zurückschneiden oder zu starre Praktiken kompostieren, Maßnahmen, die kreative Leute zusammen bringen oder die Voraussetzungen für neues Leben in der Erneuerungsphase schaffen. Das Führungsverhalten, das in den entsprechenden Phasen an den Tag gelegt werden muss, kann mit der eines Unternehmers, Managers, Ketzers oder Networkers charakterisiert werden.

2. Aufbau und benötigte Materialien

• Ein Raum mit einer freien Wand und genug Platz für die Teilnehmer, um an dieser Wand arbeiten zu können.
• Stühle, damit die Teilnehmer in Vierergruppen sitzen können. Kleine Runde Tische sind optional.
• Für jeden Teilnehmer ein Arbeitsblatt auf dem der Ecocyle abgebildet ist und eine große Version davon an die Wand gepinnt.
• Post-Its.

3. Wie werden die Teilnehmer eingebunden?

• Jeder, der in die Aktivitäten involviert ist, wird mit einbezogen, alle Hierarchieebenen und Funktionen.
• Jeder hat die gleichen Möglichkeiten beizutragen.

4. Wie sind die Gruppen zusammengesetzt?

• 1-2-4-All
• Kleine Gruppen für die Maßnahmen

5. Ablauf und Dauer

• Stelle die Idee des Ecocycle vor und händige jedem Teilnehmer ein leeres Ecocycle-Arbeitsblatt aus. (5 Minuten)
• Bitte jeden Teilnehmer seine individuelle Liste an Aktiviten zu erstellen: „Erstelle für deine Arbeitsgruppe (z.B. Abteilung, Funktion oder ganze Firma) eine Liste aller Aktivitäten (Projekte, Initiativen) mit denen Du Zeit verbringst“. (5 Minuten)
• Bitte sie in Zweiergruppen jede der Aktivitäten auf dem Ecocycle zu platzieren. (10 Minuten)
• Lade sie dazu ein, Vierergruppen zu bilden und die Platzierung auf dem Ecocycle zu finalisieren. (15 Minuten)
• Bitte jede Gruppe ihre Aktivitäten auf Post-its zu schreiben und ein gemeinsames Bild von diesen zu entwerfen, indem jede Gruppe nacheinander ihre Aktivitäten auf die große Ecocycle-Abbildung an der Wand platziert. (15 Minuten)
• Lade die Gruppen dazu ein, einen Schritt zurück zu treten und das entstandene Muster auf sich wirken zu lassen. Bitte sie den Fokus auf die Aktivitäten zu setzen, bei denen Konsens über die Platzierung besteht. Frage: „Welche Aktivitäten müssen wir kreativ zerstören oder aufhören weiter zu verfolgen? Welche Aktivitäten müssen wir ausweiten oder anfangen zu verfolgen?“ (15 Minuten)
• Kleingruppenarbeit: Für jede Aktivität, die nicht mehr verfolgt werden soll (Aktivitäten in der Starrheits-Falle), einen ersten Aktionspunkt aufstellen. (10 Minuten oder länger, je nachdem wie viele Aktivitäten oder Gruppen vorhanden sind)
• Kleingruppenarbeit: Für jede Aktivität, die angefangen werden soll oder die mehr Ressourcen benötigt (Aktivitäten in der Armuts-Falle), einen ersten Aktionspunkt aufstellen. (10 Minuten oder länger, je nachdem wie viele Aktivitäten oder Gruppen vorhanden sind)
• Bitte die Gruppen sich nun um all die Aktivitäten zu kümmern, für die es keinen Konsens gibt. In einer kurzen Diskussionsrunde sollten die Gründe für den Dissens aufgedeckt werden. Wenn möglich, erste Aktionspunkte erstellen, um diese Aktivitäten abzuhandeln. (10 Minuten)

Unten: Präsentationsmaterial, das wir verwenden, um Ecocycle Planning vorzustellen

Warum? Sinn und Zweck

• Prioritäten setzen
• Ein Strategie-Portfolio ausbalancieren
• Hindernisse und Chancen identifizieren, um Ressourcen freizusetzen
• Alle Perspektiven zur gleichen Zeit zur Sprache bringen
• Resilienz schaffen und Störungen absorbieren, indem Programme gemeinsam reorganisiert werden
• Aufdecken des Gesamtbilds, des Waldes UND der Bäume

Tipps und Stolperfallen

• Die erste Ecocycle Planning Session sollte nicht mit dem gesamten Portfolio an Marktstrategien durchgeführt werden. Fang mit einem einfacheren Programm an, etwas greifbarem mit gemeinsamen Erfahrungen.
• Erinnere die Teilnehmer daran, dass alle Phasen des Ecocycles Teil einer gesunden Organisation sind.
• Mach Dir die Domäne oder den Typ von Aktivitäten, die in Betracht gezogen werden, bewusst – stelle sicher, dass die Aktivitäten eine ähnliche Größenordnung besitzen und sich in einer vergleichbaren Domäne befinden.
• Beziehe Sichtweisen von innerhalb und außerhalb der Organisation oder Funktion ein (viele unterschiedliche Teilnehmer und Kunden zu integrieren hilft dabei).
• Vorbereitungen und explizite Kriterien für jeden Quadranten können helfen aber auch stören.
• Zögere nicht, eine zweite Runde durchzuführen.
• Die Suche nach Lösungen beginnt damit, die Starrheits-Falle und die Armuts-Falle zu identifizieren und spezifische Aktivitäten mit diesen Labeln zu verbinden.
• Weitere Informationen dazu von Professor Brenda Zimmerman (Change-Ability) und im Buch Edgeware.

Variationen

• Bitte die Teilnehmer eine Liste aller wichtigen Beziehungen mit internen und externen Kunden/Lieferanten zu machen (zusätzlich zu den Aktivitäten) und diese ebenfalls auf dem Ecocycle zu verorten. Bitte sie die Beziehungen mit den gleichen Fragen zu bewerten, die sie auch für die Aktivitäten benutzt haben. Dann werden diese in den letzten vier Schritten des Ecocycle Planungsprozesses inkludiert. Sehr empfehlenswert!
• Verknüpfe Ecocycle Planning im String mit Panarchy, 1-2-4-All, What I Need From You und Open Space.
• TRIZ kann dabei helfen den Quadranten „kreative Zerstörung“ besser auszuleuchten.
• Bei virtuellen Gruppen lade die Teilnehmer dazu ein, ihre Ecocyle Einschätzungen mit einem Punkt auf einem Whiteboard zu platzieren und sich dann in Paaren und mit der ganzen Gruppe über das Muster, das entsteht, auszutauschen. Bevor dann von allen Gruppen mit der Platzierung begonnen wird, lege eine kurze Stillarbeitsphase gefolgt von einem gepaarten Austausch (1-2-All) ein, um das Verständnis zu vertiefen. Um das Mapping zu vereinfachen, muss sich auf eine kurze gemeinsame Liste von Aktivitäten oder Beziehungen geeinigt werden. Nummeriere jedes Item (oder vergib einen Buchstaben) und lade ein, nacheinander die Platzierung vorzunehmen. Gruppiere und sortiere die Antworten mit einem Whiteboard und einer Person, die den „Synthesizer“ spielt. Sorge dich in den ersten Runden nicht um Perfektionierung. Virtuelle Sessions können persönlichen Austausch vertiefen oder komplementieren.
• What, So What, Now What? und 25/10 Crowd Sourcing können dabei helfen, ins Agieren zu kommen.

Beispiele

• Für ein Review des Service-Portfolios in einer IT-Abteilung
• Für Führungskräfte in der Pflege und Akademiker, um ihre Herangehensweisen an Schulungen oder dem Unterricht zu ändern (dabei werden sowohl die Historie als auch angedachte Änderungsinitiativen evaluiert).
• Um Änderungen im Leben einer Person zu planen, die bestehenden Aktivitäten durchzugehen und die nächsten Schritte zu gestalten.
• Um die Performance eines Führungsteams zu beschleunigen, das mittendrin ist, eine neu akquirierte Firma zu integrieren (und dabei eine Mischung aus zwei Produktlinien und Forschungsopportunitäten durchsieben muss)

Zuschreibung: Diese Liberating Structure wurde durch Henri Lipmanowicz and Keith McCandless von professor Brenda Zimmerman (siehe www.change-ability.ca) und Ökologen (siehe www.resalliance.org) adaptiert.