Ecocycle Planning

Analysiere das Portfolio von Aktivitäten oder Beziehungen und identifiziere Chancen und Hindernisse, um …

gemeinsam zu entscheiden, worauf die Gruppe sich fokussieren will,
die Kapazität der Gruppe zu berücksichtigen,
ein gemeinsames Bild des Portfolios zu zeichnen,
zu entdecken, wo die Gruppe Zeit und Ressourcen verschwendet, und so Kapazitäten freizulegen,
gleichzeitig den Wald und die Bäume zu betrachten.

Ideale Anzahl Personen 2-40+ / Solo

Typische Dauer 95 Minuten

Wir dünken uns selbstständig und hängen von allem in der Natur ab; in eine Kette wandelbarer Dinge verflochten, müssen auch wir den Gesetzen ihres Kreislaufs folgen, die keine andren sind als Entstehen, Sein und Verschwinden.

Johann Gottfried von Herder, Dichter

Was wird ermöglicht?

Leistungsmindernde Engpässe können beseitigt oder abgeschwächt werden. Dazu sichtet eine Gruppe ihr Portfolio an Aktivitäten (= Strategien, längerfristige Maßnahmen, Produkte, Beziehungen, Tätigkeiten, Prozesse, …). Sie identifiziert reife oder vielversprechende Aktivitäten sowie solche, denen zu wenig Ressourcen zugeteilt werden oder an denen festgehalten wird und die so den Fortschritt verhindern. Mit Hilfe des Ecocyle Planning können dann gemeinsam mit allen Beteiligten Maßnahmen entwickelt, priorisiert und geplant werden, um das Portfolio zu optimieren – anstatt, wie sonst üblich, nur mit einer kleinen Gruppe hinter verschlossenen Türen. Zusätzlich ermöglicht das Ecocycle Planning den Wald und die Bäume zu sehen: Es wird klar, wie die eigenen Aktivitäten sich in das Gesamtbild aller Aktivitäten einfügen. Ecocycle Planning lädt Führungskräfte und Entscheider dazu ein, sich auch auf die wichtigen Phasen der kreativen Zerstörung und Erneuerung zu konzentrieren, um Platz zu schaffen, um Neues zu probieren, um gut mit den vorhandenen Ressourcen zu haushalten. Ecocycle Planning ermöglicht es, Agilität, Resilienz und anhaltende Performance voranzutreiben, indem alle Entwicklungsphasen im Prozess berücksichtigt werden. Den Ecocycle kann man als Garten betrachten, den die Gruppe bewirtschaftet, wo die Gruppe ihre vorhandenen Ressourcen aufbringen muss. In dieser Metapher stehen die Aktivitäten für die Gewächse in diesem Garten.

Struktur – die 5 Designelemente

1.  Die Einladung

  • Lade die Gruppe ein, laufende Aktivitäten zu sammeln und in Hinsicht auf folgende vier Phasen zu bewerten und zu priorisieren: Keimzeit, Entstehung, Reife und kreative Zerstörung.
  • Lade die Gruppe ein, Maßnahmen für jede Phase zu formulieren: Maßnahmen, die das Wachstum während der Entstehung beschleunigen, Maßnahmen, die die Lebensdauer in der Reife verlängern oder die Effizienz steigern, Maßnahmen, die in der kreativen Zerstörung altes, totes Holz zurückschneiden oder zu starre Praktiken kompostieren, Maßnahmen, die kreative Leute zusammen bringen oder die Voraussetzungen für neues Leben in der Keimzeit schaffen.

2. Aufbau und benötigte Materialien

  • Ein Raum mit einer freien Wand und genug Platz für die Teilnehmer, um an dieser Wand arbeiten zu können.
  • Für jeden Teilnehmer ein Arbeitsblatt auf dem der Ecocyle abgebildet ist und eine große Version davon an die Wand gepinnt.
  • Post-Its – am besten pro Aktivität in verschiedenen Farben und / oder durchnummeriert.
  • (optional, Variante) Ein Flipchart zum Sammeln der Aktivitäten, das dann als Legende für den Ecocycle dient.
  • (optional) Stühle, damit die Teilnehmer in Vierergruppen sitzen können.

3. Wie werden die Teilnehmer eingebunden?

  • Jeder, der in die Aktivitäten involviert ist, wird mit einbezogen, alle Hierarchieebenen und Funktionen.
  • Jeder hat die gleichen Möglichkeiten, beizutragen.

4. Wie wird die Gruppe konfiguriert?

5. Ablauf und Dauer

  • Stelle die Idee des Ecocycle vor und händige jedem Teilnehmer ein leeres Ecocycle-Arbeitsblatt aus. (5 Minuten)
  • Bitte jeden Teilnehmer, seine individuelle Liste an Aktiviten zu erstellen: „Erstelle für deine Arbeitsgruppe (z.B. Abteilung, Funktion oder ganze Firma) eine Liste aller Aktivitäten (Projekte, Initiativen), mit denen du Zeit verbringst“. (5 Minuten)
  • Bitte sie, in Zweiergruppen jede der Aktivitäten auf dem Ecocycle zu platzieren. (10 Minuten)
  • Lade sie dazu ein, Vierergruppen zu bilden und die Platzierung auf dem Ecocycle zu finalisieren. (15 Minuten)
  • Bitte jede Gruppe, ihre Aktivitäten auf Post-its zu schreiben und ein gemeinsames Bild von diesen zu entwerfen, indem jede Gruppe nacheinander ihre Aktivitäten auf die große Ecocycle-Abbildung an der Wand platziert. (15 Minuten)
  • Lade die Gruppen dazu ein, einen Schritt zurück zu treten und das entstandene Muster auf sich wirken zu lassen. Bitte sie, den Fokus auf die Aktivitäten zu setzen, bei denen Konsens über die Platzierung besteht. Frage: „Welche Aktivitäten müssen wir kreativ zerstören oder aufhören weiter zu verfolgen? Welche Aktivitäten müssen wir ausweiten oder anfangen zu verfolgen?“ (15 Minuten)
  • Kleingruppenarbeit: Für jede Aktivität, die nicht mehr verfolgt werden soll (Aktivitäten in der Starrheits-Falle), einen ersten Aktionspunkt aufstellen. (10 Minuten oder länger, je nachdem, wie viele Aktivitäten oder Gruppen vorhanden sind)
  • Kleingruppenarbeit: Für jede Aktivität, die angefangen werden soll oder die mehr Ressourcen benötigt (Aktivitäten in der Armuts-Falle), einen ersten Aktionspunkt aufstellen. (10 Minuten oder länger, je nachdem, wie viele Aktivitäten oder Gruppen vorhanden sind)
  • Bitte die Gruppen, sich nun um all die Aktivitäten zu kümmern, für die es keinen Konsens gibt. In einer kurzen Diskussionsrunde sollten die Gründe für den Dissens aufgedeckt werden. Wenn möglich, erste Aktionspunkte erstellen, um diese Aktivitäten abzuhandeln. (10 Minuten)
Der Ecocycle mit den 4 Phasen und den beiden Fallen
Präsentationsmaterial, das wir verwenden, um Ecocycle Planning vorzustellen

Warum? Sinn und Zweck

  • Prioritäten setzen
  • Ein Strategie-Portfolio ausbalancieren
  • Hindernisse und Chancen identifizieren, um Ressourcen freizusetzen
  • Alle Perspektiven zur gleichen Zeit zur Sprache bringen
  • Resilienz schaffen und Störungen absorbieren, indem Programme gemeinsam reorganisiert werden
  • Aufdecken des Gesamtbilds, des Waldes und der Bäume

Tipps und Stolperfallen

  • Die erste Ecocycle Planning Session sollte nicht mit dem vollständigen Portfolio an Aktivitäten durchgeführt werden. Fang mit einem einfacheren Programm an, etwas Greifbarem, mit gemeinsamen Erfahrungen. Bitte beispielsweise darum, erstmal nur die wichtigsten Aktivitäten zu betrachten.
  • Erinnere die Teilnehmer daran, dass alle Phasen des Ecocycle Teil einer gesunden Organisation sind.
  • Mach dir die Domäne, Flughöhe oder den Typ von Aktivitäten, die in Betracht gezogen werden, bewusst – stelle sicher, dass die Aktivitäten eine ähnliche Größenordnung besitzen und sich in einer vergleichbaren Domäne befinden. Eine Vermischung von Aktionen, Maßnahmen und Strategien kann verwirrend werden und ist dann eher ein Fall für Panarchy. Ebenso wird eine Vermischung von abstrakten (meta-) und konkreten Aktivitäten für Kopfzerbrechen sorgen, wie etwa die Aktivität „unsere Arbeitsweise optimieren“ und konkrete Arbeitsweisen auf demselben Ecocycle.
  • Beziehe Sichtweisen von innerhalb und außerhalb der Organisation oder Funktion ein (viele unterschiedliche Teilnehmer und Kunden zu integrieren hilft dabei).
  • Das Führungsverhalten, das in den entsprechenden Phasen an den Tag gelegt werden muss, kann mit der eines Unternehmers (Entstehung), Managers (Reife), Ketzers (kreative Zerstörung) oder Netzwerkers (Keimzeit) charakterisiert werden.
  • Vorbereitungen und explizite Kriterien für jeden Quadranten können helfen, aber auch stören.
  • Zögere nicht, eine zweite Runde durchzuführen.
  • Die Suche nach Lösungen beginnt damit, die Starrheits-Falle und die Armuts-Falle zu identifizieren und spezifische Aktivitäten mit diesen Labeln zu verbinden.
  • Verwende 9 Whys, Min Specs oder Wicked Questions, um die Reife von Aktivitäten besser beurteilen zu können.
  • Weitere Informationen dazu findest du im Buch „Edgeware: Lessons from Complexity Science for Health Care Leaders“ von Brenda Zimmermann.

Variationen

  • Bitte die Teilnehmer, eine Liste aller wichtigen Beziehungen mit internen und externen Kunden/Lieferanten zu machen (zusätzlich zu den Aktivitäten) und diese ebenfalls auf dem Ecocycle zu verorten. Bitte sie, die Beziehungen mit den gleichen Fragen zu bewerten, die sie auch für die Aktivitäten benutzt haben. Dann werden diese in den letzten vier Schritten des Ecocycle Planungsprozesses inkludiert. Sehr empfehlenswert!
  • Verknüpfe Ecocycle Planning im String mit Panarchy, 1-2-4-All, What I Need From You und Open Space.
  • TRIZ kann dabei helfen, den Quadranten „kreative Zerstörung“ besser auszuleuchten.
  • Bei virtuellen Gruppen lade die Teilnehmer dazu ein, ihre Ecocyle Einschätzungen mit einem Punkt auf einem Whiteboard zu platzieren und sich dann in Paaren und mit der ganzen Gruppe über das Muster, das entsteht, auszutauschen. Bevor dann von allen Gruppen mit der Platzierung begonnen wird, lege eine kurze Stillarbeitsphase, gefolgt von einem gepaarten Austausch (1-2-All), ein, um das Verständnis zu vertiefen. Um das Mapping zu vereinfachen, muss sich auf eine kurze gemeinsame Liste von Aktivitäten oder Beziehungen geeinigt werden. Nummeriere jedes Item (oder vergib einen Buchstaben) und lade ein, nacheinander die Platzierung vorzunehmen. Gruppiere und sortiere die Antworten mit einem Whiteboard und einer Person, die den „Synthesizer“ spielt. Sorge dich in den ersten Runden nicht um Perfektionierung. Virtuelle Sessions können persönlichen Austausch vertiefen oder komplementieren.
  • Vereinheitliche die Liste an Aktivitäten, die betrachtet werden sollen: Sammle erst die Aktivitäten per 1-2-4-All und lasse dann die ganze Gruppe diese Aktivitäten einsortieren. Hier ist eine Begrenzung auf 10-15 Aktivitäten hilfreich.
  • What, So What, Now What? und 25/10 Crowd Sourcing können dabei helfen, ins Agieren zu kommen.

Solo / Buddy

  1. Notiere dir und nummeriere die Aktivitäten, die du betrachten willst (Tätigkeiten, Beziehungen, Hobbys, Strategien, …)
  2. Sortiere die Aktivitäten auf dem Ecocycle ein.
  3. Betrachte den Ecocycle: Ist er ausbalanciert, häufen sich Aktivitäten in manchen Phasen oder in den Fallen? Wie fühlt es sich an – erzeugt die Platzierung etwa Stress oder Stolz? Passt die Platzierung zu deinen persönlichen Ressourcen / Kapazitäten? Kannst du diesen Garten an Aktivitäten bewirtschaften? Hier kann helfen, einem Buddy deine Erkenntnisse mitzuteilen, sodass du mehr Klarheit gewinnst.
  4. Entscheide, wie du deine Aktivitäten entlang des Ecocycles weiterwandern lassen willst. Bedenke, dass auch eine Veränderung Ressourcen kosten wird. Wie willst du den Garten deiner Aktivitäten in Zukunft betreiben? Fokussiere dich dabei auf die Aktivitäten in den Fallen. Vermeide, Phasen zu überspringen – in der Regel gibt es erstmal in jeder Phase etwas Konkretes für dich zu tun.
  5. Überlege dir konkrete Maßnahmen, erste machbare Schritte, um die Aktivitäten weiterzubewegen. Verwende dazu 15% Solutions.

Beispiele

  • Um ein Review des Service-Portfolios von Abteilungen oder Unternehmen durchzuführen.
  • Um die Performance eines Führungsteams zu beschleunigen, das mittendrin ist, eine neu akquirierte Firma zu integrieren (und dabei eine Mischung aus zwei Produktlinien und Forschungsopportunitäten durchsieben muss)
  • Um die eigenen Hobbys, Freundschaften, Lebenspläne zu beleuchten.

Zuschreibung: Diese Liberating Structure wurde durch Henri Lipmanowicz and Keith McCandless von Professor Brenda Zimmerman und Ökologen (siehe www.resalliance.org) adaptiert.


Diese LS ist Teil folgender Methodentrainings

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Komplexität spielerisch meistern
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Intensivworkshop Tag 2